Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: Marzo 2026

1. Responsable del Tratamiento

• Razón social: [NOMBRE DE LA EMPRESA O PERSONA NATURAL]
• NIT: [TU NIT]
• Dirección: [DIRECCIÓN FÍSICA]
• Correo electrónico para Habeas Data: [CORREO PARA SOLICITUDES DE DATOS]
• Teléfono: [TELÉFONO DE CONTACTO]
• Ciudad: [CIUDAD], Colombia

2. Definiciones

Conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

3. Principios Rectores

El tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: El tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley.
• Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima informada al titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: El titular puede conocer en cualquier momento la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos.
• Seguridad: La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su seguridad.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio de asistente virtual con inteligencia artificial a través de WhatsApp.
• Gestión de la relación contractual con los clientes del servicio SaaS.
• Atención de solicitudes, quejas y reclamos.
• Envío de información relevante sobre el servicio.
• Mejora continua de los servicios ofrecidos mediante análisis de datos de uso.
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.

5. Datos que Recolectamos

• Datos de identificación: Nombre, razón social, NIT (para clientes empresariales).
• Datos de contacto: Número de teléfono (WhatsApp), correo electrónico.
• Datos de uso del servicio: Contenido de mensajes procesados por el asistente virtual, historial de conversaciones, métricas de uso.
• Datos técnicos: Dirección IP, tipo de dispositivo, información de navegación.

6. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para Ejercer Derechos

El titular podrá ejercer sus derechos mediante comunicación dirigida al correo electrónico [CORREO PARA SOLICITUDES DE DATOS] indicando:

1. Nombre completo y documento de identificación del titular.
2. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
3. Datos de contacto para respuesta.
4. Documentos que soporten la solicitud, si aplica.

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Art. 14, Ley 1581 de 2012).

Reclamos: Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes (Art. 15, Ley 1581 de 2012).

8. Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Encriptación de datos en tránsito y en reposo.
• Control de acceso basado en roles.
• Almacenamiento en servidores seguros con copias de seguridad.
• Monitoreo continuo de seguridad.

9. Transferencia Internacional de Datos

Nuestro servicio utiliza infraestructura tecnológica de proveedores internacionales (servicios en la nube) para el almacenamiento y procesamiento de datos. Estas transferencias se realizan en cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, garantizando niveles adecuados de protección de datos personales.

10. Vigencia

Esta política rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la finalidad del tratamiento.